In complexe situaties worden dingen nu eenmaal minder transparant ... wellicht kunt u in- of uitzoomen! Probeer de rechtermuisknop eens ...

De auditor in de rol van coach

Welkom in de wereld van de nieuwe spelregels!

N.B. De oorspronkelijke versie van deze tekst is begin december ook gepubliceerd via www.accountantsonline.nl

Waar draait het bij de beheersing van uw organisatie echt om? Het volledige antwoord op die vraag weet ik niet. Maar een belangrijke component is zonder twijfel het er voor zorgen dat uw organisatie in haar (economische) kracht komt of blijft. En volgens mij is dat ook de essentie van coaching; zorgen dat iets of iemand in zijn of haar kracht komt en blijft. De combinatie met het leveren van zekerheid om in die kracht te blijven lijkt me een prima basis om de auditor eens – een stukje van – de rol van de coach mee te geven. Deze bijdrage aan accountantsonline gaat over dat onderwerp en is bedoeld als basis voor verdere discussie … wie reageert?

De auditor in de rol van coach

Welkom in de wereld van de nieuwe spelregels!

Oktober 2005 was ik aanwezig op een seminar waar ontwikkelingen in auditland aan de orde kwamen. Eén van die ontwikkelingen was het signaal van de forse toename van de auditwerkzaamheden als gevolg van SoX en Tabaksblat. Ik zie dat als een bevestiging van de stelling dat wij auditors net al iedereen een natuurlijke neiging hebben om nieuwe vormen van beheersing als vanouds te willen benaderen. Het gevolg daarvan is wat zichtbaar is; méér van hetzelfde doen zonder ons goed af te vragen of we daarmee het gewenste resultaat bereiken. Volgens mij moeten we ook openstaan voor de mogelijkheid van andersoortige auditrollen en andere spelregels daarbij.

Een voorbeeld van een dergelijke nieuwe rol is die van coach . Een rol waarin de auditee gecoacht wordt om beheersingsprincipes beter te begrijpen en te kunnen vertalen naar haalbare eigen implementaties. Deze nieuwe ‘spelregel’ vanuit de rol van coach zou een aanvulling zijn op de regel die aangeeft dat als er meer te beheersen is, er meer gecontroleerd moet worden. Een andere spelregel die volgens mij herzien moet worden betreft uitspraken als “het referentiekader voor een audit verandert als gevolg van continue veranderende organisaties in hetzelfde tempo”.

En ter afsluiting van de inleiding de volgende stelling: Het vasthouden aan de heersende spelregels maakt dat we de scope van onderzoek als onnodig complex ervaren. We moeten verder op zoek naar de beter toepasbare spelregels …

De coachrol voor de auditor

Voor de lezer die het woordenboek er al op nageslagen heeft weet dat onder ‘ coach ’ het woord ‘ adviseur ’ en ‘ begeleider’ staat. Het is echter onjuist om coach en adviseur gelijk te stellen. Een adviseur denkt mee en helpt bij het vinden van een oplossingsrichting. Een coach probeert zijn ‘object van onderzoek’ in beweging te brengen door te laten voelen dat andere principes en uitgangspunten – bijvoorbeeld de gehanteerde beheersingsprincipes – beter passen. Ik stel daarom de volgende definitie van de coachrol voor de auditor voor:

“De coachrol voor een auditor betreft het optimaliseren van het zelfbewustzijn t.a.v. het implementeren van passende beheersingsprincipes.”

Deze definitie onderstreept de gedachte dat een organisatie in beginsel zelf vaststelt of zij in control is. De toegevoegde waarde van de auditor verschuift naar het leveren van zekerheid door het beoordelen van die ‘zelfbeheersing’ én het middels coaching en advies verbeteren van het ‘zelfbewustzijn’. Het IIA schrijft hierover op haar website: “Een goed functionerende internal audit functie helpt het management om een organisatie met een goed stelsel van normen te beheersen”. De vraag die in dit kader daarbij gesteld moet worden is; welke normen worden gehanteerd vanuit de coachrol?

Referentiekader vanuit de coachrol

Om te beginnen enkele uitspraken waarvan ik denk dat ze voor zowel een auditor als een coach van toepassing zijn:

Heeft een opdrachtgever, een object van onderzoek en een centrale (onderzoeks-)vraag

Maakt proactief gebruik van normen (en waarden)

Heeft een natuurlijke adviesfunctie

Is onpartijdig, deskundig en doet aan permanente educatie

Een belangrijk verschil betreft de wijze van het gebruik van de normen. En in dat verschil schuilt volgens mij een nieuwe spelregel waar we als auditors méér rekening mee kunnen houden. Zo werkt de auditor met normen van het te beheersen object, de coach werkt met de normen van de actoren die het object beheersen. Een subtiel maar belangrijk verschil. De laatstgenoemde normen moeten het zelfbewustzijn verder optimaliseren t.a.v. het implementeren van passende beheersingsprincipes.

Auditors houden natuurlijk al rekening met de te behalen doelstellingen en de algemeen geldende uitspraken gericht op het behalen van die doelstellingen. Echter, de coachrol leert ons dat we dat ook op een andere manier kunnen doen dan rechtstreeks het te beheersen object te onderzoeken. Er kan – aanvullend – ook onderzoek gedaan worden naar de actoren die dat object zouden moeten beheersen. Dus mijn voorstel voor een nieuwe spelregel luidt:

“Hanteer ook normen die het zelfbewustzijn en de ‘zelfbeheersing’ van het object van onderzoek verder optimaliseren t.a.v. het implementeren van passende beheersingsprincipes”.

Bij dergelijke normen denk ik bijvoorbeeld aan onderwerpen als:

Wordt er rekening gehouden met voldoende en voldoende realistische toekomstscenario’s.

Welke maatregelen zijn getroffen om een voldoende flexibele organisatie te realiseren met een voldoende leervermogen?

Worden leerervaringen vastgehouden en gestimuleerd (en waaruit blijkt dat)?

Op basis van welke argumenten is/wordt er gekozen voor andere beheersingsprincipes.

Deze vier items zijn op zich niet nieuw. Wel het effect dat ze kunnen bereiken door als auditor ook te spiegelen op het genoemde zelfbewustzijn en zelfbeheersing.

Tenslotte

Zoals gezegd, ik denk dat het vasthouden aan de heersende spelregels maakt dat we de scope van onderzoek als onnodig complex kunnen ervaren. De genoemde spelregel vanuit een coachrol kan ons auditors helpen de complexiteit te reduceren door óók bewust gebruik te maken van een ander soort normen. Maar dat wist u wellicht al, maar doet u dat ook?

Wie weet kan de rolopvatting van de rechter, therapeut, adviseur , advocaat, dokter, raadsman, bemiddelaar of mediator ook nieuwe inzichten opleveren of bestaande doen herleven.

Ronald M.R. Robbers, november 2005, bijdrage aan www.accountantsonline.nl. Eventuele reacties kunnen naar info@complexiteit.nl .

(partnersites)

BOEKEN

MANAGEMENTBOEK.NL :

BOL.COM :

Tip: U kunt de zoekargumenten aanpassen.

(disclaimer)